管理表を作ればマネジメントできている？
今回は、初めて管理職やリーダーになった時にありがちな失敗について書きます。
その失敗とは、独りよがりの管理表をつくってしまうことです。
管理職になりたての人がよくやってしまいがちなのがこの失敗です。
周りのコンセンサスを全く得ていない進捗管理表などを作成して、
「今日から、タスクの進捗状況をこの管理表に記入してください」
と言ってきます。
これは悪手中の悪手といっても過言ではありません。
十中八九失敗するでしょう。
ではなぜ失敗するのか、このマネジメント失敗例について詳しく見ていきます。
そもそもその管理表、いる？
管理表また進捗表などは何のために必要なのでしょうか。
仕事の進捗状況を全体的に把握するためです。
ですが、個々の仕事をしている人は全体の進捗状況を見る必要がない場合が多いのです。
ですから、部下にとっては、その管理表はまさに必要のないものです。
自分の担当部分の仕事は自分で管理すればよいのですから。
しかし、管理表を作成する上司はこう思っています。
「全体的に進捗を把握する、お互いの部下の進捗を確認しあうツールとして便利だ」
部下にとっては全体の進捗も、同僚の進捗も、情報があるには越したことはないですが、知らなくても問題ないことなのです。
まさに、部下にとっては管理表の作成自体「余計な仕事を増やさないでくれ」と思っているものなのです。
とりあえず、全体進捗を把握したいと思っている上司がやってしまいがちな初歩的なミス。
これが独りよがりの管理表の典型なのです。
部下にとって必要ないから記入されない
さて、とりあえず上司の命令だからと管理表を運用することになりました。
だけど、上司が想定しているようには作成されません。
部下にとっても後回し中の後回しタスクですから。
そうなると上司は思います。
「どうして管理表に記入してくれないんだ」と。
どうしてって、部下は必要性を感じないからです。
そして、上司は部下に対して、管理表自体の書き方が悪いとか、表現が悪いとか指摘を始めて悪循環に陥っていくのです。
管理表を作ったがために、余計な仕事を増やし、人間関係の摩擦を増やしていきます。
だからといって管理表つくらなくてよいか？
さて、独りよがりの管理表の失敗をご紹介しましたが、だからと言って、今まで通りの管理でよいと言っているのではありません。
「独りよがりの」管理表がよくないということです。
部下に新たな負荷をかける場合はコンセンサスを得ること
そのエクセルでこしらえたスペシャル管理表は、部下にとっては新たな負荷です。
かならず、部下にも提案してみて、コンセンサスを得ましょう。
そもそも管理表を作った目的は、コミュニケーションを活発にすること、情報を伝達することを目的に作ったのではないでしょうか？
それなのに、コンセンサスを得ずに管理表を部下に押し付けるということは、コミュニケーションエラーで失敗しているということなのです。
矛盾した話ですね。
管理表の目的を明確にする
ただ漠然と情報として知っておきたいみたいな管理表は不要です。
上司が自分で進捗を把握し管理表を作ればよいのです。
なんとなく楽しようとしてるなというのは、部下は敏感に感じ取ります。
例えば、この管理表を作ることによって、ミスを防止できる、そのまま会議資料として使えるので作業が楽になるというメリットが必要なのです。
これを作成するとよくなるという感覚が重要なのです。
管理表で失敗しないために
管理表を作ったものの、全く受け入れられなかったという失敗は多くの人が経験しているのではないでしょうか。
こんなの必要ないでしょう？
と面と向かって言ってくる人は少数です。
多くの人は作成を後回しにしたり、入力しなかったりと態度でNOを示します。
自分は上司なんだから、部下は言うこと聞いて当たり前
そんな風に考えていてはいつまでもマネジメントはうまくいかないものです。
部下も上司も同じ人。
管理表は、きちんとコンセンサスを得たうえで作成しましょう。
こういうのも失敗して悟るものですけどね。
以上、今回は独りよがりの管理表を作成する上司についてご紹介しました。
ここまでお読みいただきありがとうございました。
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